PROPUESTA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN EL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS

ASPECTOS BASICOS DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO EN EL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS
Autoras: Silvia Salinas - Alejandra Arriaza

En el siguiente análisis se presenta un breve diagnóstico respecto del estado de la gestión del conocimiento en el Servicio Nacional de Aduanas. Este análisis se hace basado en la metodología de diagnóstico propuesta en la página web www.kmcajadeherramientas.blogspot.com.


APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO DE DIAGNÓSTICO

Contestar estas preguntas (si o no )
en los pasados 5 años, para los próximos 3 años

1. Se han elaborado conceptos sobre la gestión del conocimiento.
NO

2. Se han utilizado herramientas de la gestión del conocimiento.
NO

3. Se aplica la gestión por competencias.
NO, sin embargo, se ha contratado una empresa consultora experta en RRHH, para que desarrolle el levantamiento y diseño de cargos y competencias para el Servicio Nacional de Aduanas, proyecto que se inició en el mes de noviembre y que debe arrojar una propuesta de rediseño organizacional hacia la gestión por competencias.

4. Existen mediciones del Capital Intelectual.
NO

5. Se ha desarrollado una organización para la Gestión del Conocimiento.
NO

6. Existen comunidades de aprendizaje o de práctica.
NO

7. Se aplica Internet e Intranet para la gestión del conocimiento.
NO

8. Se han desarrollado redes del conocimiento.
NO

9. Existen métodos para Inventariar y explicitar el conocimiento tácito.
NO

10. Se comparte el conocimiento al interior de la organización.
NO

11. Existen actividades de capacitación vinculadas a la Gestión del
Conocimiento.
NO

12. Existen bancos o repertorios de Información y conocimiento
NO de conocimiento Si de información. Si bien en Aduana no se ha aplicado Gestión del Conocimiento tanto en su web como en su Intranet, existen repertorios de información, tales como todos los documentos emitidos, información estadística (de consulta flexible) de información de comercio exterior, presentaciones efectuadas en seminarios, cuentas públicas, también existe una sala de prensa, así mismo se ha invitado a los funcionarios a través del Departamento de Comunicaciones a publicar, trabajos, tesis y otros documentos para elaborar un banco de este tipo de documentos.

13. Existe un Sistema de planificación estratégica en que se incorporan elementos de la gestión de conocimiento.
NO

PROPUESTA DE GESTION DEL CONOCIMIENTO EN EL SERVICIO NACIONAL DE ADUANAS

Desde el año 1995 en el Servicio Nacional de Aduanas se cuenta con una Planificación Estratégica formalmente formulada, la que en base al quehacer de esta institución, se fijo la Visión, Misión, Objetivos Estratégicos y Planes Estratégicos.

Desde esa fecha se ha reformulado dicha Planificación en función a las nuevas demandas del entorno, como son el Gobierno, el Ministerio de Hacienda, la globalización, el incremento del comercio exterior y las agentes participantes del comercio exterior.

Si bien es cierto que en este proceso de formulación de Planificación se pudo detectar un alto conocimiento específico de materias propias de aduana por parte de los funcionarios, la cual se considero como un gran valor intelectual del recurso humano, hasta la fecha no se ha formulado ninguna Gestión del Conocimiento al interior del Servicio de Aduanas.

Para efectos de implementar una Gestión del conocimiento al interior del Servicio de Aduanas, como primera acción se debería identificar las siguientes variables:

1. El Capital Humano de la Organización. Los conocimientos individuales que tienen los funcionarios claves dentro de los procesos y fiscalización aduanera.

Principalmente en las Unidades Técnicas, tanto de la Dirección Nacional como de las propias Aduanas, existen muchos funcionarios que de acuerdo a sus experiencias personales en su quehacer aduanero (trámites de documentos aduaneros, fiscalización de los diferentes procesos de mercancías, revisión de pasajeros, fiscalización a los agentes de aduanas y operadores de transporte, detección de drogas, detección de ilícitos y otros) han obtenido una experimentación de las mismas.

Además en estas mismas Unidades Técnicas, hay funcionarios que han enriquecido su conocimiento en el manejo e identificación del Arancel Aduanero, así como todas las partidas arancelarias, las cuales son claves para identificar las mercancías y lograr liquidar los aranceles aduaneros.

En materia de fiscalización, los funcionarios adquieren un expertis en las distintas materias que deben identificar, es así que existen procedimientos y prácticas propias para el Cumplimiento de las Normas Aduaneras, Fiscalización en Propiedad Intelectual, Valoración, Convenios de Medio Ambientes y Otros.

El análisis de esta variable debe apuntar a identificar en cada funcionario los conocimientos individuales adquiridos a través de sus
Vivencias, observación, raciocinio, experimentación, know-how, obtenido a través de interacciones con personas, estudios desarrollados, trabajos realizados.

Por otra parte, como en esta variable es clave la identificación del capital humano que se posee, es indispensable hacer un levantamiento de cada unos de sus funcionario, o aquellos que son claves dentro de la organización, de los aspectos de:

• El saber cómo
• La formación y educación
• La calificación vocacional
• El conocimiento relacionado con el trabajo
• Las competencias relacionadas con el trabajo
• El conocimiento tácito
• El espíritu emprendedor, la capacidad de innovar, habilidades proactivas y reactivas, capacidad de cambiar
. La identificación de los líderes de la organización
. El tipo de liderazgo que se utiliza


2. El capital estructural del Servicio de Aduanas(organizacional):

Se deben identificar todo aquello que posee el Servicio, tanto tangible e intangible y que es de propiedad del Servicio.

En esta variable se encuentran:

-Su estructura Organizacional, identificando sus niveles estratégicos, tácticos y operativos, tanto en la Dirección Nacional como en cada una de las Aduanas

-El método de interacción y coordinación entre sus departamentos y unidades

-Método o prácticas utilizadas para relacionarse con los usuarios de aduana

- La cultura corporativa y cambios que se han suscitado en ella

-Las tecnologías utilizadas para el cumplimiento de las funciones

-Tipo y números de equipos computacionales

-Tipo y número de telefonía existente. Telefonía IP

-Sistemas de comunicación de los pasos fronterizos

-Sistemas de Información

-Bases de datos

-Sistemas computacionales en producción

-Sistemas de Seguridad en materia de información

-Sistemas de trabajo en red

-Su imagen corporativa

3. El Capital Relacional de la Organización:

De acuerdo a sus definiciones el capital relacional que se debería identificar en el Servicio de Aduana debería ser:

-Los tipos de usuarios o clientes que tiene el Servicio

-El número y características de cada uno de ellos

-Los proveedores con cual se debe interactuar

-La forma de colaboración o trabajo conjunto que se desarrolla con los usuarios, organizaciones y otros